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L’écoute : une qualité essentielle de la gestion de projet

Je suis gestionnaire de projets depuis 6 ans. Depuis, on m’a dit plusieurs fois que je suis efficace et attentive. Je suis plutôt fière de cette réputation. Et il y a un conseil qui m’y a menée, c’est qu’il faut toujours être à l’écoute de ses collaborateurs. C’est une qualité essentielle dans la gestion de projet et j’espère qu’elle solidifie la base de ma relation avec mes collaborateurs.

La gestion de projets nous amène à travailler avec une multitude de personnes. Parfois, nous connaissons nos collaborateurs, parfois nous ne les connaissons pas… et parfois, c’est entre les deux. Dans tous les cas, le gestionnaire de projets a la responsabilité de créer la magie dans le groupe afin que le projet qui sera livré soit de bonne qualité. Et pour ça, il faut que tout le monde se sente bien et heureux.

Soyez à l’écoute de vos collaborateurs. 

La gestion de projets, c’est un peu comme le travail à la chaîne. On achemine des documents aux différents intervenants afin d’obtenir un résultat final au bout de la chaîne. Même s’il s’agit d’une succession d’étapes à réaliser dans un délai précis, les intervenants sont des humains.

Nos collaborateurs sont comme nous. Et même s’ils sont à distance, ils sont nos collègues les plus proches. Après tout, on passe plusieurs semaines, voire plusieurs mois ensemble.

Si nous avons des journées chaotiques, il est fort probable que nous ne soyons pas les seuls.

Il faut être honnête.

De mon côté, j’ai un mari, deux enfants et un horaire très atypique. Tous les ingrédients pour faire en sorte que le plan de la journée prenne le bord! Alors, je ne cache rien avec mes collaborateurs. Je leur écris dès que je ne peux pas respecter un délai, dès que je dois m’absenter (question qu’ils ne soient pas inquiets si je ne réponds pas à leur courriel), etc. Du même coup, je veux créer avec eux une ambiance de confiance. Ils sentent donc qu’ils font vraiment partie de mon quotidien (je l’espère du moins!). Du même coup, ils se sentent à l’aise de partager la même chose avec moi.

Si mes enfants sont malades, il est possible qu’un membre de leur entourage le soit aussi. En quoi leur situation serait différente?

Une catastrophe en vue?

Je vous entends déjà dire : « Oui, c’est bien beau d’écouter, mais le travail doit se faire! ». C’est évident, mais je vois chaque étape comme une check-list. Sur notre check-list, il y a des tâches prioritaires et d’autres tâches nécessaires, mais moins urgentes. On se demande régulièrement si on peut remettre une tâche au lendemain. Alors, si votre collaborateur a besoin d’une journée ou deux de plus, est-ce vraiment une catastrophe?

L’écoute passe aussi par les mots.

Souvent, nous discutons à nos collaborateurs à travers des commentaires sur les documents. Ils nous laissent aussi des commentaires. Comme nous le savons tous, il est difficile de bien cerner le ton d’un commentaire écrit. Il faut tout de même rester à l’écoute des petits signes ici et là que nous laissent nos collaborateurs par leurs commentaires. Aussi, c’est à nous de faire attention aux signes que nous transmettons dans nos commentaires. Les commentaires sont au cœur de nos communications. À nous de créer un sentiment de confiance dans notre collaborateur et dans son travail.

L’écoute… ça commence bien avant les collaborateurs.

Avant même d’aborder le travail avec les collaborateurs, il faut aborder le travail que nous soumet le client. Il faut écouter ses demandes, ses normes de qualité, ses délais, etc. Le gestionnaire de projets doit être à l’écoute des demandes du client pour pouvoir aiguiller son équipe dans la bonne direction, éviter les aller-retours inutiles et surtout, les retards qui pourraient être problématiques. Il se doit aussi de transmettre la situation de l’équipe au client. Comment voulez-vous communiquer avec le client s’il n’a pas les mêmes informations que vous?

Vous êtes un client?

On disait souvent que le client est roi. Le dit-on encore? Si c’est vrai, ça n’empêche pas qu’il doit être à l’écoute de l’équipe dont il s’entoure. Ça ne sert à rien de pousser les membres de l’équipe. Si vous sentez que quelque chose vous échappe, allez à la chasse aux informations. Vous devez installer un sentiment de confiance si vous voulez qu’on vous le rende.

 

L’écoute est présente partout dans la gestion de projet et peu importe le rôle que vous y jouez, vous devez y mettre votre petit grain de sel.

 

Soyez à l’écoute… et on vous le rendra bien!